Não dá para pensar em nenhuma empresa que não lide com documentação. É parte integrante de uma empresa e simplesmente uma necessidade. Livrar-se completamente dos arquivos em papel pode não acontecer tão cedo, mas gradualmente as empresas podem trabalhar para diminuir seu uso.
O gerenciamento de dados é um desafio; as empresas contratam pessoas para gerenciar esses documentos. Esses arquivos são essenciais para a empresa; portanto, precisa de organização adequada para evitar extravio ou perda.
Erro humano pode acontecer; é inevitável, especialmente ao manusear muitos documentos. Podem acontecer acidentes indesejados, como perder um documento importante apenas para descobrir que não foi possível salvar uma cópia e o arquivo impresso desapareceu. Felizmente, existem maneiras de recuperar um arquivo não salvo ou excluído . Ao implementar as melhores práticas de gestão de documentos, as organizações podem evitar que estas coisas aconteçam, o que pode causar um impacto significativo na empresa.
Continue lendo para saber mais sobre por que essa estrutura é benéfica para todas as organizações.
Melhores práticas para automatizar o gerenciamento de documentos
As empresas precisam acompanhar os avanços mais recentes que a tecnologia oferece. E a documentação é um dos componentes vitais de qualquer negócio que precise de transformação. Existem vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis à sua disposição. Considere essas coisas antes de investir em software de gerenciamento de documentos para sua empresa.
1. Elimine o papel
Uma forma de reduzir despesas operacionais nas empresas é eliminar o papel na documentação, o que as empresas podem conseguir através da utilização de sistemas de gestão documental.
Em média, um funcionário utiliza 10 mil folhas de papel por ano . Imagine consumir diversas árvores para produzir resmas de papel utilizadas em diferentes áreas e indústrias. É prejudicial ao meio ambiente, mas também acarreta despesas adicionais à empresa.
As empresas estão lentamente a fazer a transição dos ficheiros físicos para a documentação eletrónica, pretendendo estabelecer um escritório sem papel. Usar um sistema de gerenciamento de documentos economiza dinheiro gasto em papel, impressoras, tinta e espaços de escritório, o que pode beneficiar a empresa.
A mudança para arquivos eletrônicos promove a segurança, pois pode preservar a autenticidade e a precisão do documento, uma vez que os sistemas rastreiam quem acessou o arquivo, ao contrário do uso de arquivos impressos em papel, que são difíceis de rastrear a reprodução ou digitalização não autorizada.
2. Aproveite a nuvem
Quando a empresa passa por calamidades infelizes, como incêndios e inundações, é provável que esses eventos possam danificar esses arquivos em papel. Também não é seguro contra possível roubo de informações quando o arquivo cai em mãos erradas. Pode ocorrer uma violação de dados que pode causar o vazamento de informações ultrassecretas da empresa.
O uso de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos baseado em nuvem torna possível a busca pelo arquivo necessário com apenas alguns cliques. Economiza tempo e esforço e minimiza o risco de o documento ser perdido, extraviado ou danificado por qualquer catástrofe. Essas soluções eliminam a necessidade de infraestrutura interna e pessoal de TI para manter o enorme banco de dados. O gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que os funcionários em campo acessem o sistema onde quer que haja uma conexão com a Internet.
3. Simplifique o fluxo de trabalho
Independentemente do setor, existe um tipo de sistema de gestão documental disponível no mercado. Seja na indústria, na saúde, na educação ou nas finanças, tudo isso exige o uso extensivo de documentação. Dá para imaginar a enorme pilha de papel que guarda os dados e informações dos consumidores, pacientes, estudantes e clientes desses setores.
O objetivo de toda empresa é agilizar suas práticas operacionais para aumentar a produtividade, na qual os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ajudá-lo. O uso desses sistemas otimiza o processo de arquivamento, incluindo organização de armazenamento, backup e recuperação de documentos essenciais.
Também ajuda a eliminar erros humanos e aumenta a precisão. A transformação digital de arquivos físicos agiliza vários processos de escritório, aumentando assim a produtividade. Ele permite que os funcionários se concentrem mais em tarefas geradoras de renda do que em perder tempo arquivando e burocracia.
4. Acesso à informação
Há diminuição da produtividade quando um funcionário precisa se ausentar do posto para procurar um arquivo específico. Ou o usuário pode ter deixado o arquivo em algum lugar e esquecido onde ele está armazenado; pode estar em uma unidade flash, armazenamento baseado em nuvem ou em uma pasta do PC. Pesquisar e coletar informações é, novamente, uma perda de tempo.
Com a utilização de um software de gerenciamento de documentos, a busca pelos arquivos necessários fica menos complicada. Existe um local centralizado para todos os arquivos aos quais a pessoa autorizada pode obter acesso. Você precisa fazer alguns cliques no banco de dados e poderá encontrar facilmente o que procura, sem a necessidade de levantar um pé ou suar muito.
5. Automação e colaboração
A colaboração entre membros da equipe e outros departamentos é acessível usando as melhores práticas de gerenciamento de documentos. Criar documentos e compartilhá-los com o departamento em questão exige esforço e consome tempo.
Com o software de documentação automatizada baseado na web, o compartilhamento do arquivo com os respectivos chefes de departamento e executivos é perfeito e até mesmo sem papel. A entrega dos documentos e a obtenção de aprovação e assinatura em formato físico são eliminadas, principalmente se as pessoas que aprovam forem de diversas localidades ou, às vezes, estiverem fora do escritório.
Ter um software de documentação com recurso de conversão de arquivos PDF é uma vantagem adicional, pois às vezes é necessário que os arquivos estejam em um formato diferente. Outros clientes podem precisar que o arquivo esteja no formato word, pdf ou jpeg; é por isso que o fator de conversão de arquivo é uma vantagem.
Automação e gerenciamento de documentos
Existem numerosos exemplos de software de gerenciamento de documentos disponíveis online. Procure uma solução de software que atenda às necessidades da sua empresa e corresponda à sua capacidade de negócios. É igualmente importante considerar que a plataforma é de fácil utilização e presta serviço pós-venda aos consumidores. Selecione um fornecedor que ofereça uma ampla gama de recursos e pacotes que beneficiarão a empresa no longo prazo.
Escolha a melhor solução de software de gestão documental que ofereça segurança robusta, já que se trata de arquivos e informações críticas da empresa. Busque uma plataforma baseada na web que os funcionários possam acessar em qualquer lugar e a qualquer hora que necessário. Também seria uma vantagem se a solução funcionasse bem com qualquer dispositivo. Os negócios podem acontecer quando e onde quiser, por isso seria melhor ter os sistemas à mão.
